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每個企業都應掌握的發函技能

   編者按   
商事活動中
,函件發送屬于很常見之事。如此稀松平常之事,有必要來討論嗎?

依據筆者多年執業經驗,真有必要好好說一說函件發送。筆者經手了一些,僅是因為沒有正確有效發送函件而敗訴的案件。

通常在什么情況下需要發送函件呢?總結下來,不外乎有:

  • 催收債權,以中斷訴訟時效;

  • 通知會議召開,如股東會、董事會;

  • 業務人員離職,函告客戶以規避表見代理;

  • 合同履行中,收貨、驗貨、及解除合同等;

  • 保留除斥期,如合同解除異議權、工程款優先權等。

 

 

商事活動中,應該多留痕跡、善用函件、多發函件。

常見的無效發函有哪些呢?

 

01

原始發函資料遺失

如果企業沒有發送函件的完備流程,發函資料丟失情況經常發生,尤其是在時間久遠、經手員工不負責或離職后。此時,縱有萬般神力,也無法回天。

02

不能證明所發內容

寄送單模糊不清,或者沒有填寫文件名稱,或者填寫了文件名稱,但書寫潦草、不規范,無法辯認。

03

不能證明對方收到

這是實踐中最普遍,也最容易被忽視的問題。不能證明對方收到函件,等同于沒有發送函件。

函件絕不是發完了事,發函件,多是為了溝通,更多是為了以后作為證據,證明對方收到才是重中之重。

 

 

     律 師 支 招     

 

 

01

    EMS、EMS

作為函件的發送方式,首選EMS,還是EMS,沒有其他。郵政法規定,中國郵政是唯一具備寄遞信函資格的主體。

 

對于非常重要的函件,建議公證寄送。

02

    證明所發內容

寄送單認真填寫,尤其文件名稱應書寫工整、完整,寫完后將寄送單與文件一起拍照留存、文件一式兩份,留存的那份上注明寄送單號。

 

03

    證明對方收到

及時跟蹤函件收發情況,并及時于官網打印對方簽收的詳細列表,或者至郵局查驗簽收原單。如函件被退回,應先行確認有退回原因的記載,并原狀保留快遞袋,不予拆封。

 

04

    完整歸檔

所發函件的內容原件、寄送單、照片、簽收單等都應安排專人專門保管,經手人員離職時應交接完整。

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