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合同管理,不是小事,也不是難事

    編者按   

商事活動中,合同是交易基礎性文件,其重要性不言而喻。

然而,就筆者經手的糾紛案件、以及審核過的上千份合同來看,很多企業對于“合同管理”并沒有引起足夠的重視。

無專職合同管理員,大量合同散見于不同員工手中;合同簽署無流程、合同履約無跟蹤、合同終止無歸檔。對待合同,全憑自覺自發。

合同管理無小事,大到千億,小到百千,都應得到周到的管理。企業能否有效管理合同,直接影響著企業交易目的能否實現,影響著交易風險能否得到有效控制。

 

01

合同簽署無流程

現實中,很多企業對交易方沒有管理、沒有分級,甚至連基本的資信調查都沒有,直到訴訟時才發現對方就是個空殼公司,根本無力履約,或者資質證書、營業執照竟是虛假的。

合同簽署過程,沒有流程,沒有立項、審核、會簽、審批,甚至連蓋章也是隨意性很強,加蓋采購、銷售部門章、無騎縫章、受托簽字代理人無委托書、名稱書寫不全等;合同簽署后無分類,無編號,無專門建檔等。

 

02

合同履約無跟蹤

合同簽署后,交易才剛剛開始。一份合同往往需要多部門配合,對于其中的履約節點,如交貨、收貨、驗收、通知、不可抗力等都應及時跟蹤,并留下證據材料。

然而很多企業,是各部門獨自行事,對一份合同,沒有主管部門牽頭、沒有協辦部門配合。對履約節點,沒有足夠重視,導致己方違約或權益受損。

比如,交完貨,未進行有效單據留存,對方不承認;收到貨物,未及時進行驗貨,或者驗收后未及時提出異議,以致過了驗貨期;未按時支付租金、支付貨款、支付股權轉讓款等,以致承擔違約責任。

 

03

合同終止無歸檔

一份合同從無到有,整個過程都應留有痕跡,不僅彰顯企業管理規范,在發生糾紛時亦能更好保護己方合法權益。

然而很多企業,對合同沒有歸檔意識,待糾紛發生時,才發現很多合同或文件丟失,這時,縱有神力,亦無法回天。

 

 

     律 師 支 招     

 

 

01

    合同簽署

對交易方作資信調查,進行資信管理,大額交易可委托專業人士盡職調查。

合同文本由法務專員或律師審核,常用合同示范化、模板化。

合同立項、會簽、蓋章均應建立流程或制度,尤其蓋章,應專人負責,予以登記。

02

    合同履約

合同履約應由專人跟蹤,梳理交易節點,及時提醒己方按時按質履約。

遇對方未按時按質履約,應及時催促并保留證據。

行使不安抗辯權、先履行抗辯權、合同解除權等均應留有證據。

合同變更、轉讓等均應簽署書面協議。

 

03

    合同終止

及時歸檔、掃描存儲電子檔,借閱、歸還予以登記。

及時履行合同附隨義務。 

 

04

    信息化管理

企業如果有條件,建議對合同進行信息化管理,定制適用于企業自身的合同管理系統。

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